Cahier des charges de la Mairie de Velaux pour appel d’offres.
I) OBJET DU MARCHE
I.1 Nature des prestations demandées
L’objet du présent marché consiste en la location et la mise à disposition de décors lumineux de fêtes de fin d’année pour la ville de Velaux. La prestation inclut leur livraison et leur reprise en temps voulu.
La Ville de Velaux confie les opérations de montage, démontage des décors à une entreprise tierce qui est titulaire du marché d’éclairage public de la ville de Velaux et qui sera dénommée dans ce marché, l’installateur. Une collaboration étroite avec l’installateur et le représentant technique du pouvoir adjudicateur est attendue.
Le titulaire du présent marché assure ainsi une prestation de conseil, de contrôle et d’accompagnement. Il assure également une prestation de service après-vente de ces décors tout au long de la durée du marché. L’installateur est chargé de la maintenance sur site, le titulaire assure un SAV sur les décors fournis et leurs accessoires.
I.2 Durée du marché
Le marché est conclu pour une durée de trois ans.
I.3 Variantes
Le titulaire présente une offre de base et peut proposer une à deux variantes.
L’offre de base est obligatoire et les deux variantes sont facultatives.
La solution de base est la plus minimaliste, le titulaire est invité pour ses variantes à proposer des solutions plus abouties. Des suggestions de variante sont parfois formulées dans les articles suivants, mais elles n’ont pas de caractère impératif. Il est attendu des variantes qu’elles proposent des compositions de thématiques différentes et/ou plus étoffées.
II) PROJET D’ILLUMINATION
II.1 Location des décors
II.1.1 Solution de base
Dans la solution de base, les décors sont fournis en location par le titulaire pour une durée de trois ans, sauf pour les motifs scéniques de la place de l’hôtel de Ville qui seront différents chaque année (voir ci-après).
II.1.2 Variantes
Dans les variantes, le titulaire peut varier annuellement certains motifs sur certains sites s’il le souhaite, pour améliorer la qualité de son offre. La logique de la location sur trois ans pour le pouvoir adjudicateur consiste en une maitrise économique du projet, par conséquent le nombre de motifs annuels doit rester modéré.
A titre d’exemple, sur un site donné, le projet pourra conserver en location 3 ans le « fond » de décoration (guirlandes, éclairages, etc.) et faire varier d’une année sur l’autre les motifs suspendus aux arbres pour apporter de la variété au fil des trois années.
A cette fin, il est précisé dans la DPGF annexée à l’acte d’engagement, le détail des motifs qui sont en location 3 ans ou 1 an, et pour ces derniers les prix annuels pourront varier si besoin.
II.1.3 Cas particulier des motifs scéniques du place de l’hôtel de Ville
Les motifs scéniques (motifs 3D) de la place de l’hôtel de Ville changeront chaque année. Traditionnellement, les élus de la Ville sont invités chaque année au printemps à choisir les motifs de la scène sur la base du catalogue du titulaire.
Au stade de la consultation, chaque projet d’illuminations, en solution de base comme en variante, ne contient que la proposition pour l’année 1 qui est déclinée à l’identique pour les années 2 et 3 dans les projets et dans les DPGF.
Ensuite, au printemps précédent les saisons d’illuminations des années 2 et 3, le titulaire participe à une réunion au cours de laquelle il fait, sur la base de son catalogue de décors, des propositions de compositions scéniques. Ces propositions sont présentées aux élus sous forme d’infographie comportant des motifs différents de l’année passée. Au cours de cette réunion, les élus composeront une solution personnalisée sur la base de ces propositions et en appui du catalogue.
A l’issue de la réunion, le titulaire met à jour son infographie, et, le cas échant transmet au pouvoir adjudicateur le nouveau prix de la composition retenue. Les évolutions tarifaires induites par ces choix seront fixées conformément à l’article 8 du CCAP relatif aux clauses de réexamen.
II.2 Qualités des décors
Les décors loués trois ans seront fournis neufs au démarrage du marché.
Les décors loués une seule année pourront être d’occasion.
Les décors sont conformes aux normes et aux réglementations en vigueur à la date de publication du marché.
Ils sont également économie en consommation d’énergie en favorisant au maximum les éclairages LED ou basses consommations.
II.3 Philosophie du projet d’illumination
La Ville de Velaux a sélectionné un certain nombre de sites, présentés ci-après. La composition se concentre sur des sites particuliers de la ville plutôt que de traiter de long linéaire.
Les compositions proposées doivent donc s’attacher à mettre en valeur ces sites en fonction de leur configuration propre et des différents angles de vue des usagers de l’espace public.
Les compositions doivent donc non seulement présenter une cohérence esthétique mais aussi une certaine densité décorative pour donner aux usagers une expérience immersive et satisfaisante.
Présenter une unité thématique sur l’ensemble des sites n’est pas nécessairement obligatoire, mais recommandée. Certains sites peuvent recevoir un traitement thématique indépendant des autres si le propos est accompagné d’un discours le justifiant.
II.4 Durée de la saison d’illumination
La date d’allumage des illuminations sera, selon les années, soit le dernier vendredi de novembre, soit le premier de décembre, celui qui est le plus proche du 1er décembre. La date sera confirmée chaque année par le pouvoir adjudicateur en période de préparation.
La date d’extinction des illuminations sera précisée chaque année et se situera en semaine 3 ou 4.
Le montage des décors devra avoir lieu chaque année avant le 15 novembre.
Les décors à fournir en location sur trois ans et les décors annuels de la première année devront être livrés avant le 1er novembre 2025. Les décors annuels suivants seront livrés avant le 1er novembre de l’année en cours.
III) LES LIEUX DE LA PRESTATION
Cette section présente les sites à décorer. Il est précisé qu’ils ont déjà tous fait l’objet de prestations similaires par le passé, au moins pour la solution de base.
L’annexe n°1 précise les localisations des sites.
III.1 Place François Caire
La Place François Caire est le coeur battant du village ancien. La Ville a mené avec succès une politique de redynamisation du quartier et de nombreuses boutiques ont récemment ouvert.
La place possède 10 platanes. Le titulaire devra bien appréhender le volume conséquent des arbres et s’assurer de ne pas les dégrader.
Solution de base :
•Réseau de guirlandes et motifs lumineux dans les arbres
•Décoration de la fontaine située au centre de la place (mise hors d’eau l’hiver)
•Décoration du sapin fourni et mis en place par la Ville avec des guirlandes lumineuses
Suggestion de variantes :
•Mise en lumière d’éléments de façade ou du sol, ou projection
•Décorations sur d’autres éléments de la place
•Petits motifs 3D en accompagnement du sapin posé par la Ville
Le sapin de la place mesure 4 m de haut fixé sur plot béton.
III.2 Avenue du Général De Gaulle – entrée de ville
Il s’agit de l’entrée de ville Sud de la Ville à proximité du cimetière Saint Martin le haut.
Solution de base :
•Décoration des arbres et espaces verts de part et d’autre de l’entrée de ville
Suggestion de variantes :
•Motifs aériens sur les éclairages de l’avenue De Gaulle à proximité et en vue de l’entrée de Ville
III.3 Rond-point Isola Dovares
Ce giratoire se situe au croisement des avenues Jean Moulin et Jean Pallet (RD55/RD55B) devant le château des 4 Tours (médiathèque). Il dispose d’une alimentation électrique en son centre.
Solution de base :
•Décors tapissant le sol et sur les arbres du rond-point (motifs et/ou guirlandes lumineux)
•Décoration de la tour située face au rond-point
Suggestion de variantes :
•Plus densité de décors dans le rond-point
•Mise en lumière des murs de façade de la médiathèque au niveau du rond-point (spot dans les espaces verts attenants). Lumière de couleur changeante et/ou variable en intensité.
Pas de motifs 3D sur le coeur de rond-point
III.4 Rond-point route de l’étang
Ce giratoire se situe au croisement de l’avenue Jean Pallet (RD55B/RD55G) et de la route de l’étang (RD55B). Il dispose d’un mat d’éclairage public en son centre.
Solution de base :
•Décoration homogène et dense en coeur de rond-point quel que soit l’angle de vue du rond-point qui est multiple.
Suggestion de variantes :
•Pas de suggestions particulières
III.5 Rond-point de la gendarmerie – entrée de Ville RD20
Le coeur du rond-point ne dispose pas d’alimentation électrique ni d’éclairage public.
Il sera donc préférable d’illuminer les massifs et ilots côté gendarmerie plutôt que le rond-point, dotés pour leur part d’alimentation sur éclairage public.
Solution de base :
•Décors tapissant les sols et décoration des arbres sur les ilots côté gendarmerie
Suggestion de variantes :
•Mis en lumière par le sol des oliviers (colorée éventuellement variable) situés sur la restanque tout le long de la RD20
III.6 Place de l’Hôtel de Ville
L’ensemble poteaux poutres béton ainsi que les supports de brise soleil des façades de l’Hôtel de ville et de la salle de spectacle Espace Nova permettent l’accroche de systèmes d’illuminations variés.
Au début de la période des festivités, un marché est organisé sur la place et dans la salle de spectacle. Le premier soir de ce marché se passe soit un vendredi de la mi-décembre et un spectacle a lieu sur la Place.
Pour les besoins du spectacle, les illuminations de la Place seront éteintes puis déclenchées par une commande (un bouton, une télécommande…) fournie par l’installateur et actionnée par l’organisateur des festivités au compte-à-rebours du maire vers 18-19h.
Ces décors seront branchés sur le réseau électrique du site et non l’éclairage publique. Dès lors une horloge programmable devra être installée par l’installateur. L’allumage aura lieu chaque jour à 16h avec une extinction à 1h (horaires à confirmer chaque année).
Solution de base :
•Décoration des façades : guirlandes pendantes et scintillantes tout le long des brise-soleils.
Solution de base en location annuelle :
•Motifs scénique (3D) au centre du parvis comportant :
o Un jeu de motifs dont la taille est en adéquation avec la taille de la place, composée à destination des enfants et propice à la prise d’une photo en famille
o Obligatoirement une boite aux lettres pour les enfants
Suggestion de variantes :
•Décoration des façades : une décoration plus dynamique (changement de couleur par exemple)
•Pas de suggestions particulières pour les motifs scéniques (3D)
III.7 Avenue de la République – Ecole Jean Giono
Cette avenue permet d’accéder au centre ancien et accueille l’un des deux groupes scolaires de la Ville : Jean Giono.
Solution de base :
•Alignement de 5 motifs sur mats d’éclairage public de la pharmacie Nicolas à l’atelier du Bon Puits (Place du bon puits) du côté de l’école
•Une banderole lumineuse en traversée de chaussée juste après la Place du Bon Puits
Suggestion de variantes :
•Décoration au sol du petit espace vert en face de l’atelier partagé du Bon Puits
•Décoration des platanes de la placette devant l’atelier du Bon Puits
•Décoration de la Place Jean-Baptiste Conte
III.8 Avenue Antoinette de Beaucaire – Ecole Jean Jaurès
Sur l’avenue Antoinette de Beaucaire, se trouve le deuxième groupe scolaire de la Ville, Jean Jaurès.
Solution de base :
•6 motifs sur mats d’éclairage public entre la gendarmerie et le groupe scolaire
Suggestion de variantes :
•Décoration devant l’entrée de l’école
•Un motif sur le toit terrasse du dojo Neveux à l’entrée de l’école (un père noël par exemple)
•Décoration du talus enherbé devant l’aire de jeux.
III.9 Rond-point « Intermarché »
Ce rond-point se situe au croisement des avenues Jean Moulin, Hélène Boucher et Marcel Pagnol.
Le coeur du rond-point ne dispose pas d’alimentation électrique ni d’éclairage public. Le rond-point est entouré d’éclairage public.
Solution de base :
•Gros motifs aériens sur les 4 mats d’éclairage autour du rond-point
Suggestion de variantes :
•Banderole en traversée de chaussée sur les 2 mats de l’avenue jean Moulin face au centre commercial « Intermarché)
•Décoration des espaces verts autour du rond-point, en particulier celui du côté du centre commercial avec la petite passerelle en bois
IV) MODALITES D’EXECUTION
IV.1 Coordination et exigences de qualité
Il est attendu du titulaire une collaboration étroite et proactive dans la bonne exécution des prestations et une résolution rapide des problèmes rencontrés.
Pour la bonne marche de ce marché, le titulaire, l’installateur et le pouvoir adjudicateur désigne un interlocuteur unique qui sera responsable du suivi et de l’exécution du marché. En cas d’absence non prévue, un remplaçant est désigné et son nom et ses coordonnées sont communiqués à chaque partie.
Le titulaire n’est pas entendu comme un simple fournisseur de décors, il doit se soucier du bon déroulement de la prestation dans son ensemble. Il apporte donc soutien, conseil et assistance à l’installateur. Il a également lors de l’installation des décors, avant l’allumage, mais aussi pendant la période d’exploitation, une responsabilité de contrôle de la conformité des installations.
Le titulaire et l’installateur devront privilégier la résolution opérationnelle des problèmes dans les meilleurs délais, indépendamment des éventuels litiges qui seront abordés et résolus dans un second temps.
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’appliquer les pénalités prévues au CCAP du présent marché au titulaire s’il estime que les résultats ne sont pas au rendez-vous.
IV.2 Projet d’illumination
Dans son offre, le titulaire décline son projet d’illumination de base et ses éventuelles variantes qui est constitué d’une infographie pour chaque projet et des fiches techniques des décors annexées.
En phase de candidature, chaque candidat est invité à présenter ses projets face à un jury. Pour cela, les infographies seront projetées à l’hôtel de ville, et au besoin les DPGF. Le candidat se présente avec un ordinateur portable, le matériel de projection étant disponible sur place.
Le candidat produit une présentation pour l’offre de base et une par variante le cas échéant.
Chaque présentation décline les décorations site par site dans l’ordre établi par le présent marché. Pour les variantes, en cas de variation annuelle sur un site donnée, l’infographie présente à la suite le visuel du site pour les années 1, 2 puis 3.
A l’issue de la consultation et de la phase négociation, un projet sera retenu par le pouvoir adjudicateur. Le titulaire met à jour son infographie en conséquence et le transmet au pouvoir adjudicateur.
IV.3 Faisabilité et préparation du projet d’illumination
Une fois le marché notifié, une réunion de démarrage a lieu pour valider la faisabilité technique du projet d’illumination en présence de l’installateur. En cas de problème, des solutions alternatives doivent être formulées. Ces propositions ne doivent pas aboutir à une dégradation sensible du projet d’illumination et ne doivent pas compromettre l’économie générale du marché. Une fois acceptée par le pouvoir adjudicateur, le titulaire met à jour les documents de son projet d’illumination. Les modifications techniques et financières sont alors entérinées par voie d’avenant par le pouvoir adjudicateur.
IV.4 Stockage des décors
Les décors loués trois ans seront stockés chez l’installateur ou le pouvoir adjudicateur. Ils seront repris par le titulaire à la fin du marché après la dernière saison d’illumination.
Les décors loués annuellement seront livrés et stockés chez l’installateur et repris par le titulaire chez l’installateur.
Les lieux de stockage sont précisés ultérieurement par le pouvoir adjudicateur. Les lieux de stockage, s’ils ne sont pas à Velaux même, se situeront à une distance maximale de 20 km de Velaux.
IV.5 Livraison et reprise des décors
Le titulaire livre les décors dans des conditionnements adaptés à un stockage en entrepôt.
Le titulaire expose ses engagements et ses exigences dans son mémoire technique : moyens de livraison mobilisés, besoin en manutention à la livraison ou la reprise, exigences de reconditionnement à la reprise, conditions de stockage, etc.
Les décors à livrer – c’est-à-dire l’ensemble des décors la première année puis les décors annuels les deux années suivantes – devront être livrés avant le 1er novembre de l’année en cours.
Les décors à reprendre – c’est-à-dire les décors annuels les deux premières années, et l’ensemble à la fin du marché – devront être repris avant le 1er mars de l’année en cours.
Le titulaire peut demander au pouvoir adjudicateur la modification de ces délais, sous justification. S’il accepte ces demandes, les nouvelles dates limites sont entérinées par ordre de service.
IV.6 Pose, dépose et maintenance des décors
La pose, le raccordement électrique et la mise en service sont assurés par l’installateur. Toutefois, le titulaire doit à l’installateur conseils et assistance dans ces opérations de montage. Il lui fournit les notices de montage nécessaires et se tient à disposition en cas de difficulté rencontrées.
Dans la semaine qui suit la pose des décors, le titulaire est tenu de contrôler le bon respect des consignes de pose de ses décors, en présence de l’installateur. En cas de non-conformité ou quelconque problème, il est tenu d’en informer l’installateur par écrit ainsi que le représentant technique du pouvoir adjudicateur.
En cas d’avarie avec le matériel fourni, le titulaire assure une prestation de service après-vente. Tout matériel défectueux, quelle que soit l’origine des responsabilités, doit être remplacé ou réparé dans les plus brefs délais.
Le titulaire expose ses engagements en la matière dans son mémoire technique :
•Engagements en matière de conseil, assistance et SAV
•Engagements pour le remplacement ou réparations des motifs défectueux, et délai
•Mise à disposition de pièces détachées à l’installateur pour optimiser les délais d’intervention (la fourniture de ces pièces détachées sera réputée incluse dans le forfait rémunérateur du titulaire)
IV.7 Engagements du pouvoir adjudicateur et de l’installateur
L’installateur communique ses dates de pose des décors au titulaire au moins 15 jours avant l’échéance.
L’entretien, les petites réparations électriques et le bon maintien en continu des éléments décoratifs et techniques sont réputés faire partie du service proposé par l’installateur. Ce dernier assure également une astreinte.
L’installateur réalise en première approche les premiers diagnostics et réparations. En cas d’avarie du décor lui-même, il signale et s’entend avec le titulaire pour remédier au problème dans les plus brefs délais. Tout matériel défectueux, quelle que soit l’origine des responsabilités, doit être remplacé ou réparé dans les plus brefs délais.
En cas de malveillance grave ou d’accident, le pouvoir adjudicateur, le titulaire et l’installateur se concertent pour apporter la réponse adéquate sur les sujets concernés.
Le pouvoir adjudicateur s’engage à mettre à disposition du titulaire tous les éléments d’information qu’il a à sa disposition en cas de problème ou dégradation du matériel : signalements, témoignages, vidéosurveillance, etc.
Le pouvoir adjudicateur et le l’installateur se rend disponible pour toutes les visites de contrôle que souhaiterait effectuer le titulaire sur la pose, la maintenance, le stockage de ses décors.
V) ANNEXE 1 : LOCALISATION DES SITES
Document séparé.
